Selecteer een pagina

Sinds 2017 begeleidt Joop Vorst onze DBA-studenten in de laatste fase van hun promotieonderzoek. Zelf behaalde hij ook zijn MBA-diploma en DBA-graad bij onze business school. Daarna haalde hij aan de TU Eindhoven zijn PhD (Dr.)graad. Tussendoor rondde hij een opleiding in professioneel interim-management af. Daar maakte hij kennis met de RASCI-aanpak die hij nu als expert inzet bij (advies)opdrachten ter verbetering van processen, samenwerking en verduidelijking van onderliggende problematiek. Hij deed dit onder andere voor Gemeenten bij afvalverzameling, brandweer en gladheidsbestrijding. Hij vertelt over zijn ervaring met RASCI, hoe het werkt en hoe het aansluit op de Action Learning methode in onze MBA-opleiding.

Hoe zet je RASCI in bij complexe problemen?

Joop VorstWanneer kun je de RASCI-aanpak inzetten?

“Je zet RASCI* in wanneer processen tussen afdelingen en/of organisaties niet soepel verlopen. Mensen hebben individuele en collectieve doelen, waarin samenwerken noodzakelijk is, maar dit blijkt vaak het moeilijkste wat er is. En vooral om dit goed te blijven organiseren. Hierin spelen drie aspecten een belangrijke rol: problemen met de communicatie in de gehele organisatie, geen soepele interpersoonlijke verhoudingen en geen duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden. De RASCI-aanpak is een eenvoudige werkwijze om goed zicht te krijgen op processen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken om sneller tot een oplossing te komen voor een complex probleem. Bovendien zorgt deze aanpak ervoor dat mensen weer écht met elkaar gaan samenwerken.“

Wat zie jij vaak gebeuren in organisaties waardoor het misgaat?

“Wat je vaak ziet is dat de top van het management allerlei mensen binnenhaalt om de efficiency, samenwerking te verbeteren en het onderliggende probleem aan te pakken. Dat duurt vaak lang en gaat meestal gepaard met managementhypes, enorm lange sessies of technologieën waar mensen nog niet klaar voor zijn. Vervolgens zie je de mensen weer denken: daar gaan we weer. Het gaat meestal voorbij aan de medewerkers waar het echt om gaat. Dan gaat het mis en dat heeft weer met die drie eerdergenoemde aspecten te maken waar de samenwerking op vastloopt. Er wordt vergeten te praten met de mensen op de werkvloer; zij zijn de kenniswerkers. Als je met hen praat over de problemen in de organisatie, dan vertellen ze je vaak ook direct wat de oplossing is. Zij weten namelijk precies hoe het werk in elkaar steekt. Als je met hen interactief aan de gang gaat, krijg je al snel het probleem boven tafel.”

Kun jij uit eigen ervaring vertellen over een organisatie waar de RASCI-aanpak is ingezet?

“Een voorbeeld is een interim-managementopdracht voor een brandweerorganisatie. De brandweer worstelde enorm met het proces om brandveiligheidsvergunningen op tijd af te geven aan o.a. horeca en winkels die met hun pand voldeden aan de veiligheidsrichtlijnen. In het proces waren verschillende partijen betrokken, zoals de klant, Juridische Zaken, Financiën, Bouw en Woningtoezicht. Door ingewikkelde en stroperige processen duurde het negen tot tien maanden voordat een vergunning werd afgegeven. Dit had tot gevolg onvrede bij de klant die moest aantonen dat ze een brandveilig pand had, de politiek die begon te mopperen en de inkomsten die waren begroot werden niet gehaald. Om dit complexe probleem op te lossen en het proces te versnellen zijn we samen met de verschillende afdelingen aan de slag gegaan met RASCI. Belangrijk was hoe we beter in het proces konden samenwerken. We zijn daarom begonnen met de rolverdeling: wie is waar verantwoordelijk voor, wie moet geïnformeerd worden en wie moet wat aanbrengen? Op deze manier hebben we de processen in kaart gebracht.”

Wat heeft het vervolgens opgeleverd?

“Bouw en Woningtoezicht kwam bij het oude proces pas halverwege in beeld. Hier moest het dossier van het pand opgevraagd worden, maar het duurde al vijf weken voordat het dossier bij de brandweer was. Om dit lange traject te verkorten, wordt er nu direct bij de aanvraag van de vergunning, een informatieaanvraag naar Bouw en Woningtoezicht gestuurd. Deze stuurt binnen een week het dossier naar de brandweer om er snel mee verder te kunnen. Uiteindelijk hebben we met alle betrokken partijen kunnen bereiken dat de doorlooptijd van het proces van 10 maanden met maanden terugliep. De politiek was rustig, de brandveiligheid nam toe en we behaalden onze begroting. En nog belangrijker: de afdelingsgrenzen van de ambtenaren vervaagden. Ze waren samen bezig met één collectieve ambitie; het oplossen van het probleem en er samen voor zorgen dat de brandveiligheidsvergunning op tijd afgegeven werd.”

Kunnen mensen de RASCI-aanpak makkelijk zelf inzetten? Of is er begeleiding bij nodig?

“Het is goed om in het begin een externe partij erbij te hebben die de kennis in jouw organisatie mobiliseert en alles op een gestructureerde manier coördineert. Zij gaat interactief met jouw mensen aan de slag, neemt ze mee in het proces en leidt een aantal ‘eigen’ mensen op tot een RASCI facilitator. Ze leren het met RASCI beheersen en weten waar de valkuilen zitten om er vervolgens goed mee verder te gaan als de externe partij is vertrokken. Het zorgt voor een blijvend resultaat.”

Wat zijn de belangrijkste valkuilen bij processen verbeteren?

“Eén van de valkuilen bij het in kaart brengen van de processen is dat mensen geneigd zijn te veel processtappen te maken. Hierdoor wordt het veel te complex. Vaak zijn processen al te beschrijven in maximaal 25 processtappen. Een tweede valkuil hierbij is tijd. In veel gevallen duren sessies en procesbeschrijvingen veel te lang voordat er daadwerkelijk resultaat wordt geboekt. Een sessie om met de RASCI-aanpak aan de slag te gaan hoeft niet langer dan 1,5 uur te duren. Het is mooi om te zien dat mensen in een sessie over de processtappen al direct tot verbeteringen komen en deze na de sessie gelijk kunnen doorvoeren. Dat is ook de kracht van RASCI dat je het direct kunt toepassen. Het stimuleert en motiveert als mensen gelijk resultaat zien en weten dat het écht werkt.”

Hoe sluit RASCI aan op Action Learning in onze MBA-opleiding?

“RASCI is een aanpak die perfect past in het gedachtengoed van ‘Action Learning’ waarin ook samenwerken, samen leren, draagvlak creëren en directe toepassing in de praktijk de boventoon voeren. Bij Action Learning stel je elkaar verstandige vragen vanuit onwetendheid, risico’s en verwarring om complexe en urgente problemen aan te pakken. Je doet hierbij een beroep op de expertise en de creativiteit van het management, de medewerkers in de organisatie en/of een organisatieonderdeel. Je kijkt hierbij samen naar de onderliggende oorzaken van het probleem om tot oplossingen te komen. RASCI kan deze onderliggende oorzaken ophelderen door met de verschillende stakeholders de samenwerking te onderzoeken. Hierdoor krijgen ze duidelijk inzicht in de processen, rollen en verantwoordelijkheden en zien ze direct waar de crux zit. Vervolgens kun je het direct samen oppakken en verbeteren.”

Hoe voelt het voor mensen om RASCI in te zetten?

“Mensen voelen zich gewaardeerd, omdat ze worden betrokken bij het oplossen van het probleem en hun kennis en verhaal mogen delen. Het duikgedrag lost hierbij op, want mensen verzetten zich nu eenmaal niet tegen hun eigen ideeën. Medewerkers die eerst liever niets zeiden, hebben na tien minuten in de gaten: als ik mijn mond houd, dan speel ik geen rol meer en ben ik niet meer van belang. Dus laat ik dan toch maar meedoen.”

Wat valt je direct op in de eerste gesprekken in de RASCI-aanpak?

“Je ziet vaak dat mensen in een felle discussie terecht komen over wie waar verantwoordelijk voor is. Altijd roepen meerdere mensen dat zij voor een bepaalde processtap verantwoordelijk zijn. Die discussie levert al enorm veel duidelijkheid op waar het misgaat. Daarnaast wordt de klant vaak vergeten in het proces. En dat is nu juist een hele belangrijke stakeholder die belang heeft bij het resultaat van het proces, degene voor wie je het doet.”

Heb je nog een goede tip wanneer je in de organisatie start met de RASCI-aanpak?

“Geef als manager een voorbeeld aan je medewerkers door de RASCI-aanpak te blijven ondersteunen, faciliteren en stimuleren. Laat mensen zien dat ze ook echt een rol hebben in de collectieve ambitie.”

* RASCI staat voor: Responsible, Accountable, Support, Consult en Informed.

Wil jij je meer verdiepen in de RASCI-aanpak? Download dan de Whitepaper.

Meer informatie?
Voor meer informatie over onze MBA-opleidingen neem contact op met Anita Moolhuizen of Linda Hoksbergen via 0344-579050 of mail naar info@bsn.eu.

BSN Update
Altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws en updates van BSN? Volg ons dan op Facebook en/of Twitter en schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrief die elke twee maanden verschijnt. Stuur hiervoor een email naar info@bsn.eu o.v.v. ‘aanmelden nieuwsbrief‘.

Share This